СОВРЕМЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ КАДРАМИ

Окт 31, 2012

Современное руководство должно постоянно видоизменяться.  Должно быть благосклонно настроено к гражданам,  должно соблюдаться современных стандартов управления.  Первым шагом на пути для качественного управление публичным сектором должна быть ликвидация основных ошибок, таких как: -  закрытие дел,  а не решение проблем (правило плохих бюрократов:  лучше все выполнить хорошо,  чем сделать доброе дело) –  распространенной ошибкой является концентрация работников на мнимых делах, которые не приводят к конечному результату, а лишь концентрируются на определенных, неважных деталях -  выборочное,  а не постепенное управление („белые пятна”) –  управление администрацией рассматриваем с помощью собственных организационных объектов,  не замечая комплексного видения общей картины публичного учреждения -  низкий уровень внутреннего согласования (горизонтальное и вертикальное) – очень слабая система согласования между руководством и работниками,  а также между сотрудниками -  отсутствие последовательности и трудолюбия:  руководство и работники должны последовательно двигать к концентрации своих действий для нужд клиентов, которые пользуются из публичных услуг Качественное управление публичным сектором –  это также и верная диагностика и ликвидация основных пунктов недовольства граждан в функционировании публичной администрации.

Опрашивание общественной мысли указали на главные проблемы,  которые не удовлетворяют граждан в административных услугах. Прежде всего это: некомпетентность сотрудников учреждений (отсутствие знаний,  незнание законов,  а также неверная интерпретация законов),  несоответствующее отношение к клиентам (отсутствие помощи и общего положительного отношения, лучшее отношение к „своих и знакомых”, продолжительность решения дел ( очереди,  управление к разным кабинетам),  коррупция,  непонятные формуляры и анкеты,  а также не приспособление рабочего графику учреждений ( часы открытия учреждений очень часто совпадают с рабочими часами граждан).
Нужно назвать и отстранить сферы неудовольствия клиентов, которое позволит выбрать нужное  направление на пути к созданию качества работы в государственных учреждениях, которая будет отвечать требованиям ХХІ столетие.

Если говорить о современном управлении качеством в публичном секторе,  то следует назвать его главные сферы: 1. Прием клиентов 2. Квалификация и компетентность кадров в государственных учреждениях 3. Информационная система (управление информацией) 4. Организационная система (структура).


Прием клиентов
Повышения уровня приема клиентов имеет основное значение для создания образа государственного учреждения в обществе. Средний гражданин оценивает учреждение благодаря ее результативности при решении его текущих дел. Поэтому тоже, в последнее время можно увидеть, что много государственных учреждений ( как в правительственной администрации, так и в органах местного самоуправления) цыклят „пункты первого контакта” с гражданином, или создают возможность контакта с учреждением с помощью Интернета.
Учреждение,  должно иметь высокий уровень услуг и быть направлена на решение вопросов.
Понятие клиент нужно воспринимать в более широком понимании.  Нельзя создать современной системы качества,  если базируешься исключительно на решении внешних нужд клиентов, не стараясь понять характер этих нужд, мотивов и ожиданий сотрудников. Образцовое учреждение должно систематически проверять качество своей работы, а также заботиться об огласке своих нововведений извне.Элемент удовлетворения клиентов есть одной из главных требований новой нормы ISO 9001.

Квалификация и компетентность
Если начинать говорить о квалификации и компетентности чиновников,  то следует процитировать известного теоретика и практика управления качеством,  японца К.  Ишикава,  который сказал,  что процесс управления качеством начинается и заканчивается образованием.  Чиновника ХХІ столетия ждут новые нестандартные задачи.  Поэтому, изменить нужно программу курсов повышения квалификации. Главной задачей становится формирование соответствующих навыков и позиций работников,  а также гибкость, благодаря которой чиновник должен быстро реагировать на смену требований и задач.

Управление информацией
Очередной основной элемент политики –  это система управления информацией.  Мы не сможем говорить о качественном обслуживании клиентов,  если в государственном учреждении не введем современную систему информационного потока. Улучшение стандартов приема клиентов и их обслуживание – это прежде всего задача работников „ первого фланга”.  Тем временем, заданием руководителей является стратегическое управление учреждением, то есть создание оптимальной системы информационного потока и разделения труда. Мы часто говорим об управлении „белыми пятнами” в администрации, то есть о доброй координации между отделами или департаментами. В современно-управляемом учреждении властвует добрая атмосфера.   Упомянутая добродушность –  это прежде всего постоянное внимание относительно пожеланий сотрудников,  а также творческое использование их потенциала.

Организационная система
Создавая организационную систему учреждений, нужно помнить,  что никакая организационная структура не внедряется раз и навсегда.  Оптимальной есть гибкая структура,  которая подвергается изменениям,  которые в свою очередь возникают из новых задач или нужд.
В этом месте следует упомянуть о новых тенденциях управления,  такие как outsourcing ( то есть отказ от тех задач,  выполнение которых другими учреждениями будет эффективнее)  или benchmarking то есть –  сильно сократив –  сравнение с наилучшими. Важным есть очерчивания критерий, которые бы позволяли провести результативное сравнение.
Мы говорим как об benchmarking  внутренний (который помогает сравнивать между собой разные организационные отделы одного учреждения, целью которых есть оптимизация методов развития), а также об benchmarking внешний, который базируется на сравнении собственной модели управления с моделями управления в других учреждениях.
Система управления качеством базируется на 5 главных сферах управления:
• документация системы;
• ответственность руководства;
• управление ресурсами;
• реализация выбора;
• показатели, анализ и усовершенствования.

Система,  которая отвечает норме обеспечивает "прозрачность" –  клиенту можно довести, что на каждом этапе своей деятельности организация заботится об обеспечении требований, согласно декларациям о квалификации персонала, предложение услуг и системы управления.  Клиент или посредник не вынужден проверять документов –  этим занимается соответствующая комиссия органа сертификации.

Стандартное время улаживания всех процедур – занимает около года. Главной фигурой во время внедрения и контроля системы есть Представитель Руководства.
Важным аспектом Системы есть возможность презентации документации клиенту и сертификационному представительству всех направлений управления, которые имеют отношение к качеству предлагаемых Организацией услуг. Поэтому существует большая необходимость создания и архивация документации.  В процессе внедрения системы управления качеством на помощь приходит тренинговые консультационные организации,  которые имеет в своем арсенале соответствующие примеры и образцы. Однако без активного участия сотрудников учреждения, эта документация будет слабо приспособлена к специфическим условиям работы и останется "чужой" для сотрудников.  Поэтому нужно уделить много времени для групповой работы по подготовке и проверке этой документации. Конечно, основной задачей является внедрения в Систему всех процедур,  которые раньше применялись в этом учреждении,  а также формуляров и документов, которые сразу после внедрения изменений могут выполнять задачу,  которые отвечают Норме управления качеством.  Ознакомление с этими документами и их возможные изменения должны происходить во время первого этапа внедрения системы на специальных общих собраниях. Созданная таким образом документация отображает введенную в учреждении систему. Для того, чтобы смогла она пройти сертификацию требуется время.

< Предыдущая статья
Центры зайнятости ЕС